Công ty A hoạt động trong lĩnh vực chế biến dăm mảnh gỗ xuất khẩu và cung cấp dịch vụ hỗ trợ xuất khẩu dăm gỗ qua Cảng X. Thực hiện Kế hoạch sản xuất kinh doanh trong năm, công ty A có tổ chức cho người lao động (NLĐ) trong Công ty làm thêm giờ. Công ty A xin hỏi:

1. Với đặc thù hoạt động SXKD nêu trên của Công ty chúng tôi thì sẽ có những tháng Công ty tổ chức cho NLĐ làm thêm giờ vào những ngày nghỉ hàng tuần trong điều kiện NLĐ đã làm việc đủ số công chuẩn trong những tháng đó (số giờ làm thêm trong một tháng đảm bảo không vượt 40 giờ). Như vậy Công ty có tuân thủ quy định của BLLĐ 2019 chưa?

2. Trong trường hợp Khoản 1 Điều 111 BLLĐ 2019 được hiểu là đã bao gồm số ngày làm việc bình thường và thời gian làm thêm giờ (trường hợp Công ty chúng tôi là làm thêm giờ vào ngày nghỉ hàng tuần), thì nếu có một tháng NLĐ làm đủ công chuẩn và đã có làm thêm giờ vào 2 ngày nghỉ hàng tuần, thì trong tháng tiếp theo, NLĐ sẽ bị Công ty sắp xếp làm việc ít hơn số ngày công chuẩn trong tháng (mặc dù công việc vẫn yêu cầu NLĐ đi làm) để đảm bảo cho người lao động được nghỉ tính bình quân 01 tháng ít nhất 04 ngày theo quy định tại Điều này. Việc Công ty bố trí như vậy có vi phạm các quy định của Bộ luật lao động 2019 hay không? Quyền lợi của người lao động có bị ảnh hưởng không?

3. Công ty A cần thực hiện các bước công việc nào khác (nếu có) để đảm bảo việc tổ chức làm thêm giờ của Công ty tuân thủ theo các quy định của pháp luật về lao động?

Trả lời:

1. Viện dẫn quy định pháp luật:

Thời giờ làm việc: Thời giờ làm việc bình thường không quá 08 giờ trong 01 ngày và không quá 48 giờ trong 01 tuần. Người sử dụng lao động có quyền quy định thời giờ làm việc theo ngày hoặc tuần nhưng phải thông báo cho người lao động biết; trường hợp theo tuần thì thời giờ làm việc bình thường không quá 10 giờ trong 01 ngày và không quá 48 giờ trong 01 tuần (khoản 1, khoản 2 Điều 105 Bộ luật lao động 2019).

Thời gian làm thêm giờ: Là khoảng thời gian làm việc ngoài giờ làm việc bình thường theo quy định của pháp luật, thoả ước lao động tập thể hoặc nội quy lao động (khoản 1 Điều 107 Bộ luật lao động 2019).

Người sử dụng lao động được sử dụng người lao động làm thêm giờ khi đáp ứng đủ các yêu cầu sau đây:

• Phải được sự đồng ý của người lao động;
• Bảo đảm số giờ làm thêm của người lao động không quá 50% số giờ làm việc bình thường trong 01 ngày; trường hợp áp dụng quy định thời giờ làm việc theo tuần thì tổng số giờ làm việc bình thường và số giờ làm thêm không quá 12 giờ trong 01 ngày; không quá 40 giờ trong 01 tháng;
• Bảo đảm số giờ làm thêm của người lao động không quá 200 giờ trong 01 năm, trừ trường hợp quy định tại khoản 3 Điều 107 Bộ luật Lao động 2019.

Tại khoản 3 Điều 107 Bộ luật Lao động 2019 quy định:

Người sử dụng lao động được sử dụng người lao động làm thêm không quá 300 giờ trong 01 năm trong một số ngành, nghề, công việc hoặc trường hợp sau đây:

• Sản xuất, gia công xuất khẩu sản phẩm hàng dệt, may, da, giày, điện, điện tử, chế biến nông, lâm, diêm nghiệp, thủy sản;
• Sản xuất, cung cấp điện, viễn thông, lọc dầu; cấp, thoát nước;
• Trường hợp giải quyết công việc đòi hỏi lao động có trình độ chuyên môn, kỹ thuật cao mà thị trường lao động không cung ứng đầy đủ, kịp thời;
• Trường hợp phải giải quyết công việc cấp bách, không thể trì hoãn do tính chất thời vụ, thời điểm của nguyên liệu, sản phẩm hoặc để giải quyết công việc phát sinh do yếu tố khách quan không dự liệu trước, do hậu quả thời tiết, thiên tai, hỏa hoạn, địch họa, thiếu điện, thiếu nguyên liệu, sự cố kỹ thuật của dây chuyền sản xuất;
• Trường hợp khác do Chính phủ quy định.

Trường hợp tổ chức làm thêm giờ theo quy định nêu trên, người sử dụng lao động phải thông báo bằng văn bản cho cơ quan chuyên môn về lao động thuộc Uỷ ban nhân dân cấp tỉnh.

Việc làm thêm giờ còn được hướng dẫn bởi Điều 59, 60, 61, 62 Nghị định 145/2020/NĐ-CP cụ thể như sau:

Sự đồng ý của người lao động khi làm thêm giờ: Khi tổ chức làm thêm giờ, người sử dụng lao động phải được sự đồng ý của người lao động tham gia làm thêm về các nội dung sau:

• Thời gian làm thêm;
• Địa điểm làm thêm;
• Công việc làm thêm.

Trường hợp sự đồng ý của người lao động được ký thành văn bản riêng tham khảo Mẫu số 01/PLIV Phụ lục IV.

Thông báo về việc tổ chức làm thêm từ trên 200 giờ đến 300 giờ trong một năm:

Khi tổ chức làm thêm từ trên 200 giờ đến 300 giờ trong một năm, người sử dụng lao động phải thông báo cho Sở Lao động – Thương binh và Xã hội tại các nơi sau:

• Nơi người sử dụng lao động tổ chức làm thêm từ trên 200 giờ đến 300 giờ trong một năm;
• Nơi đặt trụ sở chính, nếu trụ sở chính đóng trên địa bàn tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương khác với nơi người sử dụng lao động tổ chức làm thêm từ trên 200 giờ đến 300 giờ trong một năm.

Việc thông báo phải được thực hiện chậm nhất sau 15 ngày kể từ ngày thực hiện làm thêm từ trên 200 giờ đến 300 giờ trong một năm.

Văn bản thông báo theo Mẫu số 02/PLIV Phụ lục IV.

2. Ý kiến tư vấn chi tiết:

Căn cứ theo các quy định pháp luật viện dẫn nêu trên, thì chúng tôi xin được giải đáp các vấn đề thắc mắc của Quý Công ty như sau:

1. Với đặc thù hoạt động SXKD nêu trên của Công ty Vijachip thì sẽ có những tháng Công ty tổ chức cho NLĐ làm thêm giờ vào những ngày nghỉ hàng tuần trong điều kiện NLĐ đã làm việc đủ số công chuẩn trong những tháng đó (số giờ làm thêm trong một tháng đảm bảo không vượt 40 giờ). Như vậy Công ty có tuân thủ quy định của BLLĐ 2019 chưa?

Trả lời:

Công ty tổ chức cho Người lao động làm thêm giờ vào những ngày nghỉ hàng tuần trong điều kiện đã làm việc đủ số công chuẩn trong tháng đó, số giờ làm thêm trong một tháng đảm bảo không vượt quá 40 giờ/tháng, Công ty đã tuân thủ quy định của Bộ Luật lao động 2019, nhưng việc tuân này là chưa đầy đủ, cần phải đảm bảo một số điều kiện cần khác theo quy định của pháp luật. Việc tuân thủ đầy đủ được hướng dẫn tại mục [3].

2. Trong trường hợp Khoản 1 Điều 111 BLLĐ 2019 được hiểu là đã bao gồm số ngày làm việc bình thường và thời gian làm thêm giờ (trường hợp Công ty chúng tôi là làm thêm giờ vào ngày nghỉ hàng tuần), thì nếu có một tháng NLĐ làm đủ công chuẩn và đã có làm thêm giờ vào 2 ngày nghỉ hàng tuần, thì trong tháng tiếp theo, NLĐ sẽ bị Công ty sắp xếp làm việc ít hơn số ngày công chuẩn trong tháng (mặc dù công việc vẫn yêu cầu NLĐ đi làm) để đảm bảo cho người lao động được nghỉ tính bình quân 01 tháng ít nhất 04 ngày theo quy định tại Điều này. Việc Công ty bố trí như vậy có vi phạm các quy định của Bộ luật lao động 2019 hay không? Quyền lợi của người lao động có bị ảnh hưởng không?

Trả lời:

Tại khoản 1, 2 Điều 111 Bộ Luật lao động 2019 quy định về Nghỉ hàng tuần như sau:

“1. Mỗi tuần, người lao động được nghỉ ít nhất 24 giờ liên tục. Trong trường hợp đặc biệt do chu kỳ lao động không thể nghỉ hằng tuần thì người sử dụng lao động có trách nhiệm bảo đảm cho người lao động được nghỉ tính bình quân 01 tháng ít nhất 04 ngày

2. Người sử dụng lao động có quyền quyết định sắp xếp ngày nghỉ hằng tuần vào ngày Chủ nhật hoặc ngày xác định khác trong tuần nhưng phải ghi vào nội quy lao động.”.

Điều khoản này có thể được hiểu là người lao động sẽ được nghỉ hàng tuần (ngoài thời gian làm việc bình thường) ít nhất 24 giờ mỗi tuần, ngày nghỉ hàng tuần sẽ là một ngày do Công ty tự xác định và sẽ được quy định cụ thể tại Nội quy lao động.

Theo thông tin Quý Công ty cung cấp thì ngày nghỉ hàng tuần của Quý Công ty là vào ngày Chủ nhật. Trường hợp Quý Công tổ chức người lao động làm việc vào ngày Chủ nhật (ngày nghỉ hằng tuần), làm việc ngoài thời giờ làm việc bình thường sẽ được hiểu là làm việc thêm giờ, và việc làm thêm giờ cần tuân thủ một số quy định tại mục [3].

Theo đó, đối với việc làm thêm giờ, Công ty chỉ cần đảm bảo số giờ làm thêm không quá 40 giờ trong 01 tháng, không quá 200 giờ trong 01 năm, được người lao động chấp thuận và tuân thủ đầy đủ một số quy định khác theo quy định của pháp luật.

Việc Công ty “sắp xếp làm việc ít hơn số ngày công chuẩn trong tháng (mặc dù công việc vẫn yêu cầu NLĐ đi làm) để đảm bảo cho người lao động được nghỉ tính bình quân 01 tháng ít nhất 04 ngày” là không cần thiết và không đúng quy định pháp luật. Bởi trường hợp sắp xếp làm việc ít hơn ngày công chuẩn trong tháng sẽ làm giảm thời giờ làm việc của người lao động và giảm lương của người lao động.

Về nguyên tắc trả lương thì người sử dụng lao động phải trả lương trực tiếp, đầy đủ, đúng hạn cho người lao động (Điều 94 Bộ luật Lao động 2019).

Trường hợp muốn sửa đổi, bổ sung Hợp đồng lao động về việc giảm lương của người lao động thì cần phải báo cho Người lao động trước 03 ngày về việc đề nghị giảm giờ làm việc, giảm lương. Trường hợp hai bên thỏa thuận được thì việc sửa đổi về tiền lương được tiến hành bằng việc ký kết phụ lục hợp đồng lao động hoặc giao kết hợp đồng lao động mới. Không thỏa thuận được việc sửa đổi, bổ sung nội dung hợp đồng lao động thì tiếp tục thực hiện hợp đồng lao động đã giao kết.

Nếu người lao động chưa đồng ý mà doanh nghiệp có được tự ý giảm lương của người lao động thì đây là hành vi vi phạm pháp luật về lao động.

Trường hợp doanh nghiệp tự ý giảm lương của người lao động, không trả hoặc trả không đủ tiền lương cho người lao động thì sẽ bị xử phạt hành chính theo quy định tại khoản 2 Điều 17 Nghị định 12/2022/NĐ-CP với mức xử phạt thấp nhất là 10 triệu đồng, mức phạt cao nhất có thể lên đến 100 triệu đồng.

3. Công ty A cần thực hiện các bước công việc nào khác (nếu có) để đảm bảo việc tổ chức làm thêm giờ của Công ty tuân thủ theo các quy định của pháp luật về lao động?

Trả lời:

Công ty cần tuân thủ và đảm bảo các quy định như sau:

1. Nội quy lao động hoặc thoả ước lao động tập thể của Công ty cần quy định rõ các quy định về thời giờ làm việc, thời giờ nghỉ ngơi

Theo Chương VII của Bộ luật lao động 2019 từ Điều 105 đến Điều 116, quy định về Thời giờ làm việc, Thời giờ nghỉ ngơi, cụ thể Thời giờ làm việc: thời giờ làm việc bình thường, giờ làm việc ban đêm, làm thêm giờ, làm thêm giờ trong trường hợp đặc biệt; Thời giờ nghỉ ngơi: nghỉ trong giờ làm việc, nghỉ chuyển ca, nghỉ hằng tuần, nghỉ lễ, tết, nghỉ hằng năm, ngày nghỉ hằng năm tăng thêm theo thâm niên làm việc, nghỉ việc riêng, nghỉ không hưởng lương; Thời giờ làm việc, thời giờ nghỉ ngơi đối với người làm công việc có tính chất đặc biệt.

Tại điểm a khoản 2 Điều 69 Nghị định 145/2020/NĐ-CP quy định nội dung nội quy lao động không được trái với pháp luật về lao động và quy định của pháp luật có liên quan. Nội quy lao động gồm những nội dung chủ yếu sau: “Thời giờ làm việc, thời giờ nghỉ ngơi: quy định thời giờ làm việc bình thường trong 01 ngày, trong 01 tuần; ca làm việc; thời điểm bắt đầu, thời điểm kết thúc ca làm việc; làm thêm giờ (nếu có); làm thêm giờ trong các trường hợp đặc biệt; thời điểm các đợt nghỉ giải lao ngoài thời gian nghỉ giữa giờ; nghỉ chuyển ca; ngày nghỉ hằng tuần; nghỉ hằng năm, nghỉ việc riêng, nghỉ không hưởng lương”

Theo đó, pháp luật yêu cầu Doanh nghiệp phải quy định cụ thể về số giờ làm việc trong một ngày, một tuần, thời điểm bắt đầu và kết thúc giờ làm việc, số giờ nghỉ ngơi, số ngày nghỉ hằng tuần…

2. Đăng ký Nội quy lao động

Hiện nay, pháp luật chưa có chế tài xử lý đối với trường hợp Nội quy lao động không tuân thủ quy định pháp luật. Tuy nhiên, về nguyên tắc, Nội quy lao động không được trái với pháp luật lao động và pháp luật có liên quan.

Tại khoản 1, 2 Điều 119 Bộ luật Lao động 2019 quy định Người sử dụng lao động từ 10 người lao động trở lên đăng ký nội quy lao động tại cơ quan chuyên môn về lao động thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh nơi người sử dụng lao động đăng ký kinh doanh trong thời hạn 10 ngày, kể từ ngày ban hành nội quy lao động.

Tại Điều 121 Bộ luật Lao động 2019 quy định về hiệu lực của Nội quy lao động: “Nội quy lao động có hiệu lực sau 15 ngày kể từ ngày cơ quan nhà nước có thẩm quyền quy định tại Điều 119 của Bộ luật này nhận được đầy đủ hồ sơ đăng ký nội quy lao động”

Theo đó, Nội quy lao động của Công ty cần phải nộp hồ sơ đăng ký tại Sở Lao động – Thương Binh và Xã Hội thành phố Đà Nẵng, mới có hiệu lực pháp luật và được áp dụng các điều khoản quy định trong Nội quy lao động với người lao động

3. Lấy ý kiến và được sự đồng ý của Người lao động khi làm thêm giờ

Khi tổ chức làm thêm giờ, Công ty phải được sự đồng ý của người lao động tham gia làm thêm về các nội dung sau đây:

– Thời gian làm thêm;

– Địa điểm làm thêm;

– Công việc làm thêm.

Việc lấy ý kiến và thể hiện sự đồng ý của người lao động được ký thành văn bản theo mẫu số 01/PLIV Phụ lục IV.

– Bảo đảm số giờ làm thêm của người lao động

– Bảo đảm số giờ làm thêm của người lao động không quá 50% số giờ làm việc bình thường trong 01 ngày; trường hợp áp dụng quy định thời giờ làm việc bình thường theo tuần thì tổng số giờ làm việc bình thường và số giờ làm thêm không quá 12 giờ trong 01 ngày; không quá 40 giờ trong 01 tháng.

– Tổng số giờ làm thêm không quá 50% số giờ làm việc bình thường trong 01 ngày khi làm việc thêm vào ngày bình thường, trừ trường hợp:

– Áp dụng quy định thời giờ làm việc bình thường theo tuần thì tổng số giờ làm việc bình thường và số giờ làm thêm không quá 12 giờ trong 01 ngày.

– Trường hợp làm việc không trọn thời gian quy định tại Điều 32 của Bộ luật Lao động thì tổng số giờ làm việc bình thường và số giờ làm thêm không quá 12 giờ trong 01 ngày.

– Tổng số giờ làm thêm không quá 12 giờ trong một ngày, khi làm thêm vào ngày nghỉ lễ, tết và ngày nghỉ hằng tuần.

– Bảo đảm số giờ làm thêm của người lao động không quá 200 giờ trong 01 năm. Trường hợp phải giải quyết công việc cấp bách, không thể trì hoãn do tính chất thời vụ, thời điểm của nguyên liệu, sản phẩm hoặc để giải quyết công việc phát sinh do yếu tố khách quan không dự liệu trước, do hậu quả thời tiết, thiên tai, hỏa hoạn, địch họa, thiếu điện, thiếu nguyên liệu, sự cố kỹ thuật của dây chuyền sản xuất thì Người sử dụng lao động được sử dụng người lao động làm thêm không quá 300 giờ trong 01 năm. Đối với trường hợp này, người sử dụng lao động phải thông báo bằng văn bản cho cơ quan chuyên môn về lao động thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh.

4. Thông báo về việc tổ chức làm thêm từ 200 giờ đến 300 giờ trong một năm

Khi tổ chức làm thêm từ trên 200 giờ đến 300 giờ trong một năm, người sử dụng lao động phải thông báo cho Sở Lao động – Thương binh và Xã hội tại các nơi sau:

– Nơi người sử dụng lao động tổ chức làm thêm từ trên 200 giờ đến 300 giờ trong một năm;

– Nơi đặt trụ sở chính, nếu trụ sở chính đóng trên địa bàn tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương khác với nơi người sử dụng lao động tổ chức làm thêm từ trên 200 giờ đến 300 giờ trong một năm.

– Việc thông báo phải được thực hiện chậm nhất sau 15 ngày kể từ ngày thực hiện làm thêm từ trên 200 giờ đến 300 giờ trong một năm.

– Văn bản thông báo theo Mẫu số 02/PLIV Phụ lục IV ban hành kèm theo Nghị định này.

3. Kết luận

Thời giờ làm việc bình thường là 8 giờ/ngày, ngày nghỉ hằng tuần là Chủ nhật, công chuẩn là 26 công. Đối với những tháng lượng việc nhiều, Công ty cần người lao động làm thêm giờ để đảm bảo cho hoạt động kinh doanh thì vẫn có thể yêu cầu người lao động làm việc vào những ngày nghỉ hằng tuần và trả tiền làm thêm giờ.

Việc Công ty “sắp xếp làm việc ít hơn số ngày công chuẩn trong tháng (mặc dù công việc vẫn yêu cầu NLĐ đi làm) để đảm bảo cho người lao động được nghỉ tính bình quân 01 tháng ít nhất 04 ngày” là không cần thiết và không đúng quy định pháp luật. Bởi trường hợp sắp xếp làm việc ít hơn ngày công chuẩn trong tháng sẽ làm giảm thời giờ làm việc của người lao động và giảm lương của người lao động.

Việc yêu cầu người lao động làm thêm giờ cần phải đáp ứng các điều kiện quy định pháp luật, cụ thể:

Thời giờ làm việc, thời giờ nghỉ ngơi…đã được quy định cụ thể trong Nội quy lao động; Nội quy lao động đã được đăng ký với Sở Lao động – Thương Binh và Xã hội và có hiệu lực pháp luật.

Đã thông báo về thời gian, địa điểm, công việc làm thêm và được sự chấp thuận bằng văn bản của người lao động.

Đảm bảo số giờ làm thêm không được vượt quá 50% số giờ làm việc bình thường trong 01 ngày; trường hợp áp dụng quy định thời giờ làm việc bình thường theo tuần thì tổng số giờ làm việc bình thường và số giờ làm thêm không quá 12 giờ trong 01 ngày; không quá 40 giờ trong 01 tháng.

Bảo đảm số giờ làm thêm của người lao động không quá 200 giờ trong 01 năm.

Trong một số trường hợp liệt kê theo quy định pháp luật, Công ty có nhu cầu sử dụng lao động làm thêm từ 200 giờ đến 300 giờ trong một năm thì cần phải Thông báo đến Sở Lao động – Thương binh và Xã hội.

Trên đây là một số ý kiến tư vấn pháp lý của Công ty Luật TNHH MMT & Partners đối với nội dung thắc mắc của Quý Công ty.

Nội dung tư vấn nêu trên căn cứ vào quy định của pháp luật hiện hành tại thời điểm tư vấn và có thể sẽ được điều chỉnh bởi các văn pháp luật khác trong thời gian tới. Nếu còn vướng mắc, chưa rõ hoặc cần hỗ trợ pháp lý khác Quý Công ty vui lòng liên Luật sư Mai Quốc Việt (SĐT: 0931 946 199)  để được giải đáp.

Trân trọng cảm ơn!